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事務処理の無駄を省いて業務内容を改善する方法とは?

公開日:2020/02/15  最終更新日:2020/02/19

人手不足が叫ばれているにもかかわらず、業務が属人化しているために各職員のやり方に強く依存することになります。それでは特定の職員に仕事が集まってしまいますので、仕事の効率化にはならないです。各職員の負担の偏りが出ないためにも、うまい具合に介護ソフトを使用して無駄な事務処理を無くして、業務内容の効率化を図るべきです。

情報をいつでもどこでも見えるようにして情報を共有化する

介護職員の業務の効率化をするのであれば、出来る限り無駄を省くということが大事になります。介護施設の中には24時間稼働しているところがありますので、全員が顔を合わせてミーティングを行うということが難しいです。

24時間稼働しているところはシフト制になりますので、勤務の変わり目には引き継ぎ事項を共有しないといけません。共有事項がきちんと伝わっていなければ、利用者のクレームに繋がります。利用者情報を介護職員がそれぞれ持っている状態なのは、あまり良いことではありません。

介護職員が属人化している状態というのは、特定の人にしわ寄せが来るということですので、それはうまく軽減するべきです。利用者のニーズはまちまちですので、必要な情報はきちんと共有化しておかなければいけません。

業務の軽減を図るためには、介護ソフトをうまく業務に組み込んでいくことが求められます。介護ソフトを使って利用者情報を一元化するということがポイントです。利用者情報の共有が図れないが故に、サービスの低下に繋がることがありますので、それが共有できれば利用者のニーズに合った介護サービスを提供することができます。

介護ソフトを活用すると、介護職員それぞれがノウハウとして持っていたものをシステム上で共有化することができますので、担当でない介護職員であってもシステムを見ながら介護サービスを行うことが可能です。

紙ベースの事務処理を止めて作業を効率化する

介護業界での事務処理で言うと、紙ベースでの処理が求められることがあります。IT化ができておらず、相変わらず紙ベースで事務処理を行っているということです。それでは業務の効率化ができないと思っていても、新しく業務内容を変えることに対して抵抗を感じることがあります。

だからと言って、紙ベースでの事務処理をそのまま放置しておくことはできません。書類の作成に時間がかかって、本来行うべき介護サービスの提供に支障が出るということがあるくらいです。ただでさえ人員不足なのに対して、事務処理に時間が取られるということは決していいことではありません。

近年では介護業務のIT化ということで、介護業務をパッケージ化した介護ソフトが出てきており、導入するのにそれほど時間がかからないということがあります。事業所に合わせた形でカスタマイズができますので、それにより介護業務のシステム化を実現することが可能です。導入するのに面倒くさいということが少なくなっていますので、業務の効率化を進めたいのであれば、介護ソフトの導入を図るべきです。

事務作業においてパソコンと紙の2か所に同じような内容を記録したりするというのはいかにも無駄なことですので、システム上の1カ所に入力をすればそれだけで他のシステムとの連携を図ることができます。紙ベースで行うよりは事務処理が効率化できるはずです。

デジタル機器をうまく活用できるようにする

介護業界では従来デジタル機器に抵抗がある人が多かったので、なかなかIT化が進んでこなかったですが、業務効率を高めるためには、介護ソフトを導入してうまくデジタル機器を活用することが求められるようになっています。

パソコンを使えなかったとしても、スマホなどを高齢者でも使うようになってきていることもあって、デジタル機器にそれほど抵抗を感じなくなっているという側面があります。介護ソフトが無ければ、外出先から必要な情報をチェックすることができませんので、わざわざ事務所に出向いて情報をチェックする必要があります。

訪問記録をリアルタイムで記録することができませんので、事業所に戻って必要な情報を入力することが求められます。事業所に戻るまでに時間がかかれば、必要な情報を思い出さないといけないので、いざ必要な情報を入力するとしても意外と時間がかかるということです。

介護ソフトの中にはスマホやタブレットからシステムに接続して、外出先から必要な情報をチェックすることが可能です。介護業界にはいろいろな立場の人たちが関わっていますので、その人たちとスケジュール管理をすることができますし、利用者の情報を逐一共有することができます。

移動先や訪問先で必要な訪問記録を入力することも可能です。リアルタイムで入力することができますので、入力忘れや入力ミスを極力軽減することができます。

 

介護業務は無駄が多いということが叫ばれていますので、介護ソフトを導入することで業務内容を改善する方向に持っていくべきです。全員がシステムを閲覧するだけで情報を共有することができますし、業務の効率化をすることが可能になります。スマホやタブレットで利用できれば、もっと使いやすくなります。

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