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データ移行は可能?介護ソフト導入に必要な事前準備とは?

公開日:2020/02/15  最終更新日:2020/02/19

介護ソフトの導入時には、事前準備が欠かせません。全く違うソフトに変える場合や新しく導入を考えている場合などで対応は変わります。データ移行がスムーズに出来るかどうかも問題点としてあり、スタートする前の準備に相応の手間がかかることも多いです。この作業量と導入後の省力化で得られるメリットをよく考えておくことが必要になります。

介護ソフトの導入で得られるメリットと手間

介護ソフトの導入では、それまで紙で記載をしてきた場合には、大幅な省力化に繋がることも少なくありません。ただし、紙ベースの情報を入力するなどの最初のデータ移行は必須です。

また契約書及び重要事項説明書さらにはケアプランなどの作成したものや、他の事業所から渡されたものなどが管理できるとよいですが、連携できるかどうかはそれぞれの開発業者次第です。一般的には紙で打ち出してそれを折に触れて渡されるものですので、そのデータの管理を考えておくことが必要にはなります。

連携まではそれほど深く考えて作られていないものも、多数存在します。それでも個人情報特に利用者に関係する情報をいちいちその都度紙に書かなければならない作業量が減ることを思えば、この手間がなくなるだけでも作業量の短縮に繋がります。

その時間を直接のケアにあてたり、あるいは他の作業に回せることを思えば、導入する意味は大いにあるわけです。いったん入力をしておけば、その後の入力を省力化できる場合も多くあるためその手間を惜しむことはもったいないです。

要介護度などは変更があればその都度入力にて対応を行えば良いですし、年齢などの情報は、誕生日が来ればその都度更新されるようなものであれば問題はないです。家族構成も滅多に変わりませんので、事前準備にて入力が出来ていればそれほど頻繁に変更する必要は無く、楽です。

今まで使用してきた介護ソフトからの移行

今まで使用してきた介護ソフトから変更をする場合には、色々と注意を要することがあります。

まずは開発元が同じ場合ですが、このときには従前に使用してきた介護ソフトの情報が移行できる可能性があります。事前に開発業者によく確認を行うことが大事です。この移行がスムーズに出来れば、新しい介護ソフトを導入しても、それほど苦労はしないものです。

一方、全く別の開発業者の場合には、データ移行は出来ない可能性が高いです。したがって新しい介護ソフトに利用者情報などを打ち込む手間が増えます。利用者の数が多ければ多いほど、この作業量は増えますし手間です。利用者の名前やその誕生日、要介護度などのように同じものについてはそのまま移行が出来ればそれに越したことはありません。

しかしながら通常は開発業者が違うとなると、その情報を移行させることはまず出来ないと考えておくことです。それでも念のために確認を行うことで、導入後のこんなはずじゃなかったという後悔は避けられます。

いずれにしても導入の前後には混乱が予想されるので、段取りよく準備を進めて混乱を最低限にすることが求められます。介護事務スタッフとサービスの提供を行っているものとが協力して、新しく導入した情報に間違いがないかなどのチェックは欠かせません。新しいソフトの利用で受けられるメリットが大きい場合などには、特に職員に注意を促す必要があります。

請求関係とは連携しない場合について

介護報酬の請求を行う関係のソフトと連携をしないのが一般的です。ただし、利用者負担部分については連携を図ることで一元的な管理が出来るものは存在します。

審査支払機関への伝送による請求では、その審査支払機関が独自に有するものを使用しなければならないために、新しいソフトの導入などは意味がありません。ただし、残りの利用者負担部分では介護ソフトの導入を図る意味はあり得ますので、各事業所の実態に応じた対応を考えることが重要です。

ケアプランの作成などで単位数なども決まっているものがありますが、介護ソフト上で入力を行った際にそれがそのまま反映されるようなものがあります。このときには、その導入を図ることで大幅な時間短縮効果が得られる可能性が高まるので、前向きに考えてよいです。

ただし、サービスの提供を行うだけの事業所では、特に在宅系介護事業所において単位数は居宅介護支援事業者のケアマネジャーが管理を行うものですから、選択の余地がありません。そこから示される情報を元に請求が出来るような介護ソフトを選ぶことが望ましい場合があります。

手で作成をするよりは時間の短縮に繋がり、しかもチェックがしやすくなるなどのメリットも大きいです。こうしたことも含めて導入の是非を考えることが必要となりますので、開発業者や提供業者との連携が欠かせません。なお、導入後のメンテナンスの頻度や、法改正への対応もしっかりと聞いておくことが必要です。

 

介護ソフトは各社がそれぞれ開発をしていますが、開発業者が異なる場合には連携は難しいのが現実です。同じ開発業者や項目が同じところなどは連携が出来る場合もあります。メンテナンスや法改正などに対応が出来るかどうか、事前に聞いておくことが必要です。

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