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介護ソフトの契約から導入までのスケジュールや流れを解説

公開日:2020/01/15  最終更新日:2020/01/24

介護業務の負担軽減や効率化につながる介護ソフトは、近年多くの介護事業所で導入されていますが、これから導入しようと検討している事業者の方も多いかと思います。しかし、導入を検討している方の中にはパソコンが苦手な方も少なくないでしょう。そこで、この記事では介護ソフト導入までのスケジュールや流れについて解説していきます。

資料・カタログ請求や体験版使用の申し込み

介護ソフトを導入するに当たって、まず行うのがメーカーの問合せ先に連絡をして、資料やカタログを請求することです。近年は、介護ソフトの種類も非常に多いため、利用目的に合った機能が備わっているのかを確認しておきましょう。

また、申し込みをすることで、無料のデモンストレーションを行ってくれるメーカーも多数存在します。メーカー担当者が実際に訪問してきてくれるため、利用目的や不明な点、現状抱えている問題などのポイントをまとめておいて、担当者に質問することが大切です。

加えて、介護ソフト導入において非常に重要となるのが、無料体験版を使用することです。ほとんどのメーカーでは、契約前に無料で体験版を利用できる期間を設けているため、実際にソフトの使い勝手を試すことができます。いくらデモンストレーションで説明を受けても、実際に使用してみないと分からないことも多いため、体験版が提供されている場合は利用してみることをおすすめします。

また、体験版を利用できる期間は各メーカーごとに異なりますが、この期間中は無料でサポートを受けられることがほとんどです。体験版で受けられるサポートは、契約後のアフターサービスの充実度の指標となります。

特に、介護ソフトを初めて導入する場合は、ソフトの使い方に戸惑うことも多いはずなので、サポート体制が充実しているメーカーを選ぶことが大切です。そのため、体験版を利用していて不明な点があった場合は、積極的にサポートサービスを受けてメーカーの対応を確認しておきましょう。

見積もり依頼から契約までの流れ

無料のデモンストレーションや体験版の使用期間が終了して、ソフトの使い勝手やメーカーのサポート体制、機能などのポイントに問題がなければ、次は見積もりです。現在、各メーカーが様々な介護ソフトを提供していますが、料金プランも多種多様です。

介護ソフトには、大きくインストール型とクラウド型の2種類ありますが、一般的にインストール型は一括購入する必要があるため初期費用は高くなるのが特徴です。しかし、ランニングコストは年間保守料がかかる程度です。

一方で、クラウド型は、初期費用はかかりませんが、ランニングコストとして月額利用料が発生します。ただし、場合によっては初期設定費用や年間更新費用がかかるケースもあるため注意が必要です。また、インストール型の場合でも、分割で支払えるケースやリース契約できるケースもあるため、クラウド型と同じように導入コストを抑えられることもあります。

このように、一口に介護ソフトと言っても、その料金プランは様々です。しかし、現在は各メーカーともに事業者ごとの料金プランを作成してくれるため、メーカーに事業所のサービス形態や、スタッフの数、パソコン台数などの詳細な利用条件を伝えて、最適な料金プランを作成してもらうことが大切です。

そして、完成した見積もりを受け取ったら、初期費用とランニングコストをトータルした費用と、体験版で確認した業務効率化の程度のバランスを見て、契約しても良いものか検討を進めましょう。見積もり内容に納得したら契約へと移り、運用開始日や導入作業を行うスケジュールなどを決定します。

ソフト導入作業から運用開始までの流れ

介護ソフトメーカーと契約を締結したら、自身の事業所への導入作業へと移ることになりますが、インストール型とクラウド型では導入作業の内容が異なります。インストール型は、ソフトをパソコンにインストールして使用するタイプですが、大きくスタンドアローン型とクライアントサーバー型に分けられます。

スタンドアローン型を選択した場合は、ソフトを利用するパソコンごとにインストールする作業が必要となります。クライアントサーバー型の場合は、複数のパソコンでデータをやり取りするため、事業所内にサーバーを設置する作業が必要です。

一方で、クラウド型はインターネット上でソフトを使用するタイプなので、インストール型よりも手間はかかりませんが、介護ソフトにログインして各種設定を行っておく必要があります。なお、インストール型でもクラウド型でも、多くの場合サポートを受けられますが、どの程度のサポートを受けられるのかは各メーカーごとに異なるため契約前に確認しておきましょう。

また、体験版を使用していた場合は、体験版で使用していたデータを引き継げることが大半なので、データ移行を行った上で運用開始となります。メーカーによっては、利用開始前に介護スタッフ向けに操作説明や訓練を行ってくれるケースもあります。

特に、初めて介護ソフトを導入する場合は、操作に慣れていない介護スタッフも多くいることが予想されるため、操作説明や訓練などのサポートを受けておくとスムーズに運用を開始できるでしょう。

 

今回は、介護ソフト導入のスケジュールや流れについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。現在、各メーカーが様々な介護ソフトを提供しているため、どのソフトを選択したらよいのか迷ってしまうケースが少なくありませんが、無料で使用できる体験版を利用するなどして最適なソフトを導入してください。

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