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いつまでエクセルで帳票管理?介護ソフトで生産性を上げる方法

公開日:2020/03/15  最終更新日:2020/03/25

介護事業者の中にはエクセルを使っていろいろな帳票を作成しているところがありますが、毎日のエクセル集計が負担に感じる人もいるでしょう。そこで、介護ソフトを導入すると作業負担を軽減することができ、エクセルによる帳票作成から解放されることができます。

請求業務を効率化することができる

介護ソフトを導入するといろいろなメリットがあり、スタッフの負担を軽減することが可能です。例えば請求業務を効率化することができます。介護事業所や施設が収入を得るため、必ず必要になることが介護請求作業です。

スタッフは月末~翌月10日において請求作業に追われることが多く、利用者の一人ひとりの予定や実績などに基づいて請求を行わなければいけません。手間や時間のかかる作業で、以前はエクセルなどを利用して帳票を作成していたところが多くありました。

請求書作りが遅れると翌請求期間分において提出することになり、入金が1カ月遅れるかもしれません。気を付けていても人的ミスを行うケースもあり、少しのミスでも国保連合会からは戻されてしまったり、修正し直すという作業が発生するでしょう。

このようなケースも入金遅れになってしまいますが、介護ソフトを導入することで業務の効率化を図ることが可能です。最初ソフトの使い方などが分からず、ある程度時間がかかるケースもありますが一度覚えてしまうと簡単です。

データを入力するとボタン一つでソフトのテンプレートに出力することができます。人が起こしてしまいやすいケアレスミスを心配することもなく、返戻率を改善することができるでしょう。介護ソフトを導入すると請求業務に関係する作業時間を短縮することができるので便利です。

職員の負担軽減にも繋げることができる

介護ソフトを導入することによって、作業時間が短縮することができるなどいろいろなメリットがあります。業務の効率化や職員の負担軽減にも繋げることができ、請求業務を効率化することによって時間的に余裕が生まれるようになるので有益です。

事務作業の余裕がある場合1日において1~2時間現場に入ってもらうと、求人を出さなくてもスタッフを増やすことができるでしょう。もしスタッフが介護職員初任者研修などに該当するような資格を持っていないなら、資格取得のため余った時間を使ってもらうこともできるようになります。

スタッフにサポートに入ってもらうことによって現場の人手が増えたり、もともと現場においていろいろなサービスを提供していたスタッフにも余裕が生まれるようになるでしょう。結果的に多くの利用者に対してさまざまなサービスを提供することができるようになるので、新しく人材を雇用しなくてもよくなったり、介護報酬アップを期待することが可能です。

スタッフの給与に反映することができるので、モチベーションの向上にも繋がるかもしれません。常に質の良いサービスを提供できるようになると、利用者の満足度アップにも繋げることができ関係者全員がメリットを得ることになります。いろいろな介護ソフトがあり、クラウドサービスなどを利用するとデータのバックアップなどにも対応しているので安心です。

キャッシュフローを安定化することができる

介護ソフトを導入することによって、返戻率の改善を見込めることになるのでキャッシュフローを安定化することができます。返戻が多いほどスケジュール通りの入金が請求金額から減額されるので、修正してまた提出し承認されても入金はその分遅くなる仕組みです。

このような場合資金繰り計画が立てづらくなりますが、介護ソフトを導入すると返戻率が下がるので、請求金額によりも近い額の介護報酬が計画通りに入金されることになるでしょう。キャッシュフローの安定化に繋げることができるので、資金繰り計画を立てやすくすることが可能です。

近年介護ソフトを導入している施設は多く、帳票をエクセルで作成しているような施設は少なくなっています。ソフトを導入することによって、請求作業を効率化することができるので作業時間を短縮することが可能です。

作業時間が短縮されたことで時間的な余裕が生まれるようになるので、スタッフに現場に入ってもらうケースが増えるでしょう。結果的に介護報酬がアップしたり、利用者の満足にも繋がる仕組みです。

返戻率の減少によってキャッシュフローの安定化けが見込まれるので、資金繰り計画をスムースになります。近年インターネット経由で請求することもできるいようになり、情報の暗号化通信などによってセキュリティ対策が行われているので安心して利用することが可能です。

 

以前はエクセルを使って帳票を管理しているところが多かったですが、近年介護ソフトを導入している施設が増えています。請求業務を効率化することができたり、職員の負担を軽減することが可能です。キャッシュフローを安定化することができます。

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