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介護ソフトは複数拠点で使用し情報を一元化できるのか?

公開日:2020/04/01  最終更新日:2020/04/16

介護保険の認可を受けている事業所では、併設あるいは別の場所で同じ法人が運営をしていることが少なくありません。介護ソフトでこの情報を共有化することは可能ですが、複数の拠点はそれぞれ事業所の認可を別個に受けている場合、各事業所で管理を行うのが最善です。

複数の事業所で介護保険の提供を行っているケース

法人の中に色々な事業を行っていて、それぞれ許認可を受けていることは少なくありません。この場合、各事業所で利用者やその家族の情報を管理することが必要です。同じ法人が経営しているからといって、同じ法人が一括で全ての情報を管理することは、原則として認められていません。

ただし、請求関係で法人が一括で行うといったケースはあり得るため、その場合には管理できることが大前提で認められる場合はあります。それでもこの場合にあっても、利用者の個人情報は各自事業所ごとで行うことが求められます。拠点が複数あるとしてもサテライトの許可を受けていない場合には、利用者やその家族などの事業所ごとで管理を行うべき情報は共有化することは出来ません。

介護ソフトで出来るとは言っても、各事業所はそれぞれが認可を行政から受けています。したがって運営する母体の法人が同じであっても、事業所ごとで各個人情報を管理します。

なお、法人で雇用しているヘルパー職などの人員については、管理を一体化して行う方が適当な場合もあり得ます。介護ソフトで出退勤などを管理することで、一元的に把握して管理することが望ましいことはあります。その場合でも原則は各事業所で人員基準を満たす必要があり、それを踏まえた上での管理を行うべきものです。人員基準がぎりぎりの場合には、特に注意を要します。

事業所はそれぞれが個別に認められている

各介護保険事業所は、それぞれが個別に基準を満たしていて、それぞれで申請を行うのが筋です。ただし、まれにサテライトの申請により、同じ事業所番号で認められているケースはあり得ます。しかしながらこのケースは非常にまれであり、訪問介護あるいは訪問看護などで認められることはあり得ますが、許認可を行う行政によって判断は分かれています。

人員基準を甘くしてしまう結果になりやすく、基本的にはサテライトとしての扱いではなく別事業所として認められるべきと考えているところが少なくありません。またそのサテライト事業所が遠方の場合たとえば離島などの場合、介護ソフトなどで出退勤の管理は可能ですが、運営基準上においてどう判断するかは行政により異なります。

複雑な判断となることや、移動中のことなどもあって人員基準が甘くなってしまいかねず、一般的には認められていないのが現実です。介護ソフトで全てを管理する場合にあっても、出張所的な別の場所にあるところの管理は可能ですが基準的にそれが妥当かどうかは、厳しいと言わざるを得ません。

認可及び指導の権限を有する地方自治体に確認ないしは相談が必要不可欠です。多くは別に申請を行い、別事業所として個別に許可を受けて欲しいと言われるものですので、注意を要します。管理ソフトなどで管理が出来ると言っても、なかなか認められていません。

複数の事業所の情報を管理ソフトで把握すること

複数の事業所の情報を管理する介護ソフトは、勤務している職員の把握には役立ちます。またそれをだめだと言うことにはならないものです。出退勤を各事業所で把握し、事業所においての人員基準を満たしているかどうかを把握するのにも役立ちます。

人が足りていない場合には、他の事業所の状況から応援を回すなどの対応もあり得るわけです。ただし、恒常的に人が足りていない場合には、改めて配置を考えていく必要はあります。行政側もそのことを指摘する可能性は高いです。

基準以外でも介護ソフトで管理を行うことで、一元的な人員及び賃金などの把握に役立つものです。昇進や有資格者による事業所内でのポスト把握にも、この介護ソフトは大いに役立つものがあります。人員の配置には勤務年数を確認しなければならないものもあり、その点でも大いに役立つものです。

ただし、それはあくまで内部の法人における人員だけの話となり、利用者の把握は別の事業所は行うべきではありません。法人で管理を行う場合でも、そのやり方によっては指導を受ける可能性があり得ます。行政機関への相談も適宜行っておくことが求められるところです。

事業所の状態を把握する関係では、この介護ソフト一発で比較は可能であり、無駄な水道光熱費がないかなどは把握しやすいため、諸経費の削減などの効果は得られやすいことはあり得ます。

 

利用者やその家族など事業所に帰属するべき個人情報は、各事業所が行うべきものです。一方、法人に勤務している人員の管理や、各事業所の経費などは介護ソフトの利用で管理がおおいにしやすくはなりますので、使い方の工夫は可能です。

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