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施設内で複数の介護ソフトを導入!得られるメリットやデメリットとは

公開日:2022/05/13  

一般的な企業とは異なり、介護を扱う業種では介護報酬の請求を行う必要があります。利用者ごとに適正な請求を行い、介護プランやサービスの計画についても並列して業務を遂行する必要があります。そこで、注目を集めているのが「介護ソフト」です。今回は施設に複数の介護ソフトを導入した際のメリット・デメリットについて詳しく解説します。

施設内で複数の介護ソフトを利用するメリット

介護と一言でいっても、介護事業にはさまざまな種類があります。訪問介護による事業やデイサービスとも呼ばれている通所介護、短期的に利用者をお預かりするショートステイのほか、利用者の入居を基に運営する介護老人保健施設なども挙げられます。

このように介護の事業にはたくさんの種類があり、一つの建物内に複数の事業を営む事業所も少なくありません。通所とショートステイを兼ねている事業所などもたくさんあります。このような場合、各事業に合わせて便利な介護ソフトを導入しているケースも見られます。

では事業数に合わせて複数の異なる種類の介護ソフトを導入するメリットとはどんな点が挙げられるでしょうか。メリットは3つ挙げられます。

まず1つ目は「事業効率化」です。1つの事業に特化して介護ソフトを導入する場合、現在の事業所に合わせたソフトを選んで導入することができます。

例えば、介護職員が少なく、様々な場所で介護事務を行う必要がある場合にはスマホやタブレットでの入力が便利なソフトの導入がおすすめです。一方事業所内に事務部門が独立している場合には、利用者管理や介護報酬請求などが一貫してスムーズに行える介護ソフトがおすすめです。このように事業所の形態に合わせて介護ソフトを導入できるので、事業の効率化を図ることができます。

2つ目のメリットは「コスト削減」です。高価格の介護ソフトを施設全体で導入するよりも、事業所ベースで安価な介護ソフトを導入した方が費用の削減につながる可能性があります。特に小規模の事業所を複数運営されている場合は、介護ソフトの在り方を見直すこともおすすめです。

3つ目は「必要機能を分けることができる」点です。事業所によっては医療保険請求も必要となりますが、不要な事業所もあります。介護ソフトを分けることで必要な機能だけを実装できるでしょう。

施設内で複数の介護ソフトを利用するデメリット

では、複数の事業に合わせて介護ソフトを分けて利用する際のデメリットにはどんな点が挙げられるでしょうか。デメリットも3つ挙げられます。

まず1つ目は「管理の難しさ」です。事業単位や部署単位などで介護ソフトを分けてしまうと、経営上の統合的な管理が行いにくくなります。利用者のデータ管理も個別の介護ソフトによって分けられてしまうので、場合によっては事務時間の増加が予想されます。

また、介護ソフトを事業ごとに分けていると職員の人事異動があるたびに1からソフトに慣れる必要があります。人事異動を頻繁に行う場合には、介護ソフトの違いがネックとなるのです。

2つ目のデメリットは「コストアップ」です。メリットでは安価な介護ソフトを導入した際の「コスト削減」について触れましたが、各事業所によって新たな介護ソフトをその都度購入していくと、コストアップに転じる可能性もあります。ソフトのメンテナンス時期なども事業所単位にバラバラになるため、保守管理の費用も個別に発生することになります。

個別の事業所ごとに複数のソフトを分けると、長期的な運用の視点でいればコストを圧迫する可能性が否定できません。この点は現在の事業所の在り方や介護ソフトに求めるものを冷静に洗い出し、事務担当者にヒアリングを行うことが大切です。

最後に3つ目は「書式」です。管理するソフトが異なると、利用者や報酬請求に関する事務書式がすべて異なってしまいます。統合的に管理をしたい場面でも書式が不統一のためわかりにくく、ミスを誘発する可能性があるのです。

統合的に管理できる介護ソフトを選ぼう

複数の事業所によって介護ソフトを分けるメリット・デメリットについて紹介しましたが、結論から言うと複数の介護ソフトは長期的に見ると時間と費用のコストアップにつながります。情報共有がなされず、人的リソースを割く必要が生じるのです。

また、介護ソフトの導入のたびに新たな人材研修を実施する必要もあります。導入コストだけではなく、教育支援や事業所ごとのソフトメンテナンスなどを考えると、事業別に分けるのではなく「統合的」に介護ソフトを選ぶことがおすすめです。

介護報酬や税務などは定期的に法律の改定などもあるため、ソフトのアップデートやメンテナンスを考えると1つの介護ソフトの導入で管理をする方がメリットは大きいと言えるでしょう。介護分野にもDX化が求められている今こそ、便利で使いやすい統合的な介護ソフトを導入してみませんか。

 

この記事では介護ソフトを事業ごとに複数に分けた場合のメリット・デメリットについて詳しく解説しました。介護ソフトはクラウド化も進んでおり、医療データの取得も大変スムーズになっています。日々進化する介護ソフトは最新のバージョンを統合的に導入することがおすすめです。

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