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スタッフの労働時間を短縮|介護ソフトが選ばれるのはなぜ?

公開日:2020/03/01  最終更新日:2020/03/03

手でわざわざ書き込むような作業は時間が膨大にかかるほか、一元的な管理も難しくしていました。その問題の改善として電算上で管理を行うことで、その要介護者の状態が一目で分かりやすくなる他に、これまでのケアの状況と問題点などが時系列で把握しやすくなるなどメリットが多いです。

介護ソフトの導入で受けられる最大の恩恵

介護ソフトでは決められた項目に入力を行い、保存することで管理が出来ます。紙にその都度書かなければならなかったときには、その都度手で記載を行うことと間違いがあったときには修正を行う必要があるなど、煩雑だったわけです。

しかしながら、電算上で行うようになると同じ項目に必要なことだけを入力するわけですから、仮に間違いがあったときでもすぐに修正が出来ます。その履歴や入力者なども管理が出来るのが通例ですので、改ざんの心配も起こりません。

紙に書いていた時代は、スタッフの作業時間と労働時間が長くなりがちでした。時間がかかるからと言ってこの作業はおろそかには出来ません。備忘記録の側面があるものなので、後日見返したときにその状態が分からなくなったり、あるいはこれまで行ってきた介護の履歴が不明瞭になるなどの問題が起こりやすかったわけです。

専用のソフトの導入で作業時間及び労働時間の短縮に繋がることが期待出来ます。その分だけ新しいケアの方法であるとか、その他の情報収集なども可能となり介護の質の向上に寄与します。

紙でのやり取りには管理も含めて限界がある以上、対応を考えていく必要がありましたが、専用のソフトを入れることで解決が図れることも多くなっています。従業員、スタッフに介護に集中することが出来るように配慮を行うことも重要です。

介護ソフトで管理する利用者の情報

介護関係でよく問題になるのは個人情報の管理とその徹底です。介護ソフトでは利用者の情報や家族構成、収入や病歴と言った他者には絶対に知られたくないものが少なくありません。漏洩はあってはならないものばかりであり、万が一の時には事業所の被害は甚大です。個人情報の管理を行う上で紙でのやり取りは相応にリスクがあるため、介護ソフトの導入が望ましいと言えます。

介護ソフトではログインを行うときに従業員の情報、例えば職員番号や名前の他にパスワードを固定したりします。そのことでいつ誰がどの情報にアクセスしたかを一目で分かるようにします。これにより個人情報の管理をよりしやすくするとともに、漏洩の際の実行者を把握することに繋がります。

また従業員や介護スタッフについても個人情報の漏洩などの危険性を研修させることと、これまでのログインの状況などが管理者側で把握できることを伝えておきます。ログインにより得られたその個人情報を関係者以外に伝えることはまずなくなることに繋がっていきます。

スタッフの情報管理をしやすくするメリットがありますし、重要な内容の変更を一元的に行うことにもなります。請求関係と連動が出来るものであれば、その利用料などを請求書類として打ち出すときなどにも応用が可能です。すなわち一元的に対応をしやすくする意味においても、介護ソフトの導入は大いに意味があるわけです。

ケアの記録を保管することと労働時間の削減

かつてはケアの記録や利用者からの契約書の同意、個人情報の利用の同意書さらには重要事項説明書などの書類とともに、ケアの記録などもファイルにして保管をするべきものでした。無論、紙ベースでの保管が望ましいものもあり、それらはその管理方法を選ぶ必要はあります。

それでも毎回同じような書式で記載を行い、管理を行っていくものであるケアの記録は、その都度同じことを記載する手間がありますので、その作業時間は無駄とも言えるものでした。同じ項目をその都度同じように記載するのは無駄です。その無駄を省く意味でも介護ソフトで項目の入力で済ませられれば、労働時間の圧縮になります。

また記載すべき項目について何を記載するべきかを分かりやすくすることで、必要な記録が可能です。迷ったりしないで明確に求められることを記載することが重要です。後から見返したときに分かりやすくすることと、その後の管理を行う関係上介護ソフトの導入で得られることは少なくありません。

記録にとられてきた時間が少なくなれば、別のことに振り向けられます。研修であったり、あるいは時間外労働の削減に繋がることも出来る訳です。そのことは結果として介護スタッフの余裕にも繋がりますし、記載が漏れがちなケース記録の漏れがなくなることにも繋がっていきます。

 

介護ソフトの導入で手書きでしてきた時代の無駄な作業が省けるようになっています。その時間でケアの研修に使ったり、あるいは時間外労働の削減も可能になります。適切な介護ソフトの導入で、必要なことに集中した対応が出来ます。

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