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介護ソフトを導入するなら欠かせない!トラブル解決のサポート体制について

公開日:2022/02/15  最終更新日:2022/02/10

これから介護ソフトを導入する場合、「不具合が出たらどうしよう」とか「すぐ対応してくれるのか」など、トラブルに対する不安は多くあります。その際、マニュアルを見て対応するのはとても大変です。この記事では、介護ソフトに関するサポート体制を詳しく解説しています。介護ソフトを選ぶときの参考にしていただければ幸いです。

介護ソフト導入にはサポート体制が充実したものを選ぶ

この項目では、「なぜ介護ソフトにサポート体制が必要か」という問いについて解説します。先に回答をお伝えすると、「サポートがなければ多大な損害が生じる」からです。近年、介護ソフトの機能は多様になっています。以前は実績業務がメインでしたが、勤怠管理や個々のスケジュール管理など多岐にわたります。

しかし便利な反面、リスクも抱えています。なぜなら、一つの介護ソフトで何役もこなすことが主流になっていることから、介護ソフトにトラブルが生じると、業務がストップするリスクを抱えているからです。

とくに実績業務は、国民健康保険団体連合会への請求スケジュールが決まっており、万が一請求ができない場合、事業所へ報酬が支払われないことになります。これは事業所の経営に加え、職員の生活にも影響を与えます。

また、職員がトラブルを解決しようとすると、マニュアルを読み、慣れない作業を強いることになります。よって、介護ソフト導入にあたっては、充実したサポート体制が必要です。サポートは数種類あります。サポートスタッフが電話や訪問で対応することに加え、遠隔操作などで解決することも可能です。

サポート体制の種類とその特徴について

サポート体制は介護ソフトを選ぶ際の重要な要素です。もし、脆弱なサポートであれば、事業所としては大きな損害を被ることになります。ここでは、数種類のサポート体制について解説します。まずサポート体制の種類ですが、「カスタマーサービス」「緊急時の対応」「リモートサービス(遠隔操作)」「データ移行サービス」「法改正への対応」の5つです。順番に解説します。

カスタマーサービス

おそらく一番利用するサービスではないでしょうか。何かトラブルや使用方法について相談したいときなど、直接話をしながら解決できます。また、事業所の業務分析や利用者の抽出など、介護ソフトに蓄積したデータの活用方法まで相談できるサービスもあります。

緊急時の対応

請求業務など締切りがある業務について、急なトラブルは事業所として非常に困ります。そのようなとき、カスタマーサービスに連絡することで、迅速なアドバイスを提供してくれます。まさに縁の下の力持ちです。

リモートサービス(遠隔操作)

介護事業所で行う業務は多岐に渡ります。そのため、介護ソフトにトラブルが生じた場合、カスタマーサービスの指示のもと一つひとつ操作することは難しいです。そのときにリモートサービスを使うと、職員の代わりに遠隔で操作を行い、複雑な入力についても代行できます。また地方の場合、ソフト会社から職員が到着するのが遅くなる場合があるので、リモートサービスがあれば迅速に解決できます。

データ移行サービス

年々介護ソフトは進化を遂げています。充実した機能や割安なソフトも出ているのが現状です。その中で、介護ソフトを変更する際に生じるのが「データ移行」の問題です。単にデータを移すだけでなく、アカウントや個人設定など多くの操作が必要です。よって、データ移行サービスを利用することで、容易に解決できます。

法改正への対応

ご存じの通り介護保険は3年に一度改正します。その度に設定の変更・追加は非常に手間がかかります。法改正への支援を受けることで、業務に集中できます。

サポート体制を受けるにあたっての料金とは

正直、サポート体制の料金は介護ソフト会社によってさまざまです。「カスタマーサービスへの相談は何度でも無料」とか「訪問サービスも何回まで無料」など、それぞれの介護ソフトで特徴を出しています。また、年間のサポート料を支払うことでサブスクリプションのように、何回もサポートを受けられる会社もあります。

とはいえ、介護ソフトは突然トラブルを発生させることが多いです。トラブルごとに支払うのか、年間サポート契約を結ぶかは、法人によって検討されることと思います。サポート内容と料金とのバランスを見ながら、選ばれることをおすすめします。

 

この記事では介護ソフトを導入する上で、サポート体制について3つの項目に分けて説明しました。介護ソフトはトラブルがまったくないといえません。よって、サポート体制が充実した介護ソフトを選ぶ必要があります。

いろいろなサポートがあるので、この記事を参考にしていただけると幸いです。また、料金についても介護ソフトによって特徴があるので、直接相談しながら選ばれてはいかがでしょうか。この記事が失敗しない介護ソフト選びへ役に立てればと思います。

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