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介護ソフトを乗り換える際の注意点とタイミングについて

公開日:2021/07/15  最終更新日:2021/04/16


「使い勝手が悪い」「使いたい機能が付いていない」など、現在使っている介護ソフトに不満を感じ、ソフトを乗り換えようと思っている企業担当者はいませんか?
失敗せずに介護ソフトを乗り換えるためにはいくつかの注意点を守ること、乗り換えるタイミングも大切です。今回の記事では、介護ソフトを乗り換える際の注意点とタイミングを解説します。

介護ソフトを乗り換える理由

実際に介護ソフトを乗り換えた経験がある業者は、どのような理由から乗り換えたのでしょうか。理由を知ることで、自社も本当に乗り換えた方がよいのかどうかわかってくるはずです。

介護ソフトの機能

ひとつめの理由は、介護ソフトの機能です。介護ソフトといっても、使い勝手や特徴はソフトによってさまざまに変わるものでしょう。事業所の業務スタイルによっては、介護ソフトが使いにくかったり、使いたい機能が搭載されていなかったりするかもしれません。「業務を効率化させるために介護ソフトを導入したのに、反対に業務が上手く進まなくなってしまった」と、本末転倒の状態に陥ってしまった業者も実際にいるようです。

サポート体制への不満

2つめの理由は、サポート体制への不満が挙げられるようです。介護ソフトの使い方がわからなかったり、ソフト自体に不具合が生じたりした場合、基本的には介護ソフトを販売している企業のサポートを受けられます。
しかし中には「適切なサポートを受けられない」「サポートを受けたいと思っても、実際にサポートしてくれるまで時間を要する」など、望んでいるサポートを受けられないケースも少なくありません。介護ソフトの機能と同様に、適切なサポートを受けられないと業務が滞ってしまうでしょう。

介護ソフトを乗り換える時の注意点

介護ソフトは、種類によって使い勝手や機能が異なります。失敗することなく、自社のニーズに適したソフトを導入するためには、いくつかの注意点を理解しておかなければなりません。介護ソフトを乗り換える時の注意点を、全部で4つチェックしていきましょう。

現在抱えている課題を解決できるかどうかを確認する

まずは、現在使用している介護ソフトで抱えている課題を確認しましょう。重要なのは、介護ソフト乗り換えることで課題を解決できるかどうか確認することです。
たとえば「最新版で性能がよいから」などの理由で乗り換えをすると、抱えている課題を解決できなかったり、現場スタッフにとってさらに使いにくくなったりする可能性もあるでしょう。現在抱えている課題を細かく精査し、どの介護ソフトなら課題を解決できる機能が搭載されているのかチェックしてください。

新しい介護ソフトにデータ移行はできるかどうかを確認する

すでに介護ソフトを導入している企業の多くは、膨大な量のデータを介護ソフトに記憶させているのではないでしょうか。新しい介護ソフトに古いデータを移行できるのかどうかを確認しておくことも大切です。
すべてのデータを移行できるのか、それとも一部分しか移行できないのかもチェックしておきましょう。また介護ソフトの企業によっては、データ移行まではサポートしていないところ、またはデータ移行には別料金が必要となるところもあります。データ移行もあわせて確認しておくようにしてください。

移行までにどのくらいの期間を要するのかを確認する

3つめは、移行までにどのくらいの期間を要するのか確認することです。データの移行に長い期間がかかるとなると、通常業務に支障をきたす可能性も生じるでしょう。また、これまで使用していた介護ソフトと使い勝手が違うことから、スタッフが慣れるまでの期間も考慮しておかなければいけません。データの移行、スタッフが慣れるまでにどのくらいの期間が必要かを確認してください。

無料の試用期間を活用する

介護ソフトの企業によっては、無料の試用期間を設けているところもあります。介護ソフトを実際に使用できるため、使い勝手のよさや使いたい機能があるのかどうかをチェックできるでしょう。中にはカスタマーサービスなど、ソフトを購入した企業しか使えない機能を提供している企業もあるため、細かくチェックすることが重要です。

介護ソフトを乗り換えるタイミング

最後に介護ソフトを乗り換えるタイミングを見ていきましょう。多くの企業では、国保連合会への請求日となる毎月10日を乗り換えるタイミングとしています。介護ソフトをリース契約している場合は、リース更新日の3~4カ月前が理想のタイミングでしょう。更新日までの間を移行期間と設定し、古いソフトと新しいソフトを併用していくとスムーズですね。

 

さまざまな理由から介護ソフトを乗り換えようと思った場合、失敗しないためにもいくつかの注意点を事前に理解しておくことが大切です。現在抱えている課題を解決できるのか、データの移行はできるのか、移行までにどのくらいの期間を要するのかなどを確認しておきましょう。企業によっては無料の試用期間を設定しているため、上手に活用することで理想の介護ソフトを見つけられるはずです。

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