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介護ソフト導入のきっかけは?導入に適した時期やタイミング

公開日:2020/04/01  最終更新日:2020/04/10

介護ソフトは2000年(平成12年)4月の介護保険施行により開発されたコンピューターシステムです。日常業務と基幹業務に対する機能を搭載し、それにより介護業務の効率化を図る目的があります。導入のきっかけは様々ですが、失敗のないようタイミングや乗り換え基準も把握しておきましょう。

介護ソフトの導入を検討するきっかけ

介護ソフトを導入するきっかけは様々ですが、よく挙げられるものには事務的管理の効率化・事務作業の負担軽減・事業体制の変化に合わせたソフト変更などがあります。ソフトと言うようにコンピューターシステムですので、導入検討者のほとんどは事務的な面での負担軽減や効率化をきっかけとしていることが多いです。

介護保険サービスの業務は入居者や利用者のお世話がメインと言えますが、他の労働として事業清掃があり、そこにプラスして介護保険請求や記録管理といった事務作業も行わなければなりません。とても忙しい業種であり、対人の業務を効率化するのは限度があります。

そこで考えられたのが事務的管理の負担軽減であり、効率化することで対人的業務の質にも支障が及びにくくなると考えられています。また、経営方針や組織体系が変わった時もきっかけになります。

方針や体系により適したソフトを探す必要があるとして、乗り換えを検討する介護事業所が多いです。  事務的作業で取り扱うものは法に関するものもあるため、おろそかにはできませんし、不備があってもいけません。

しかし労働による忙しさのある中では事務作業も負担になり得るため、少しでも管理がしやすい環境になればあらゆる面での誤りも減るかもしれません。使い方さえ理解できれば、介護ソフトは介護事業者またはその従事者にとってとても助かる存在となるでしょう。

介護ソフトを乗り換える際に定める基準

導入タイミングについての前に、乗り換え基準を考えてみましょう。乗り換え基準というのは、介護ソフトを導入するにあたり確認しておきたい点のことです。たとえば、検討中の介護ソフトを使用することで問題点が改善されるのかどうかは第一に考えるべきでしょう。

事務作業を効率化したいのであれば、使い方が簡単あるいは柔軟性がある製品が向いています。スマートフォンのような感覚で使えるものもあるため、できる限り早く慣れる必要がある場合には利便性も重要です。機能的には問題点解決にベストでも使いにくければ効率の面では意味がないので、乗り換え基準の1つに扱い方や操作性といった面も含めておきましょう。

その他、一般的な乗り換え基準にはデータ移行の可否です。今使っているソフト内のデータを新しい会計ソフトに引き継ぐことができるのかどうかは、効率の面で重要になります。事業所の規模が大きいほど情報量が多くなるため、引き継ぎが可能な方が楽です。

データ移行システムを導入している介護ソフトは少なくありませんが、仕様は実に様々です。無償サービスで移行してくれるところもあれば、有料の場合もあります。

また、システムがソフト上で用意されていても、実際の移行作業は利用者が行うタイプも存在します。このタイプも無料と有料がありますが、無料であっても移行に費やす時間と手間が必要になります。

介護ソフトの導入に適したタイミング

介護ソフトの導入に関して一般的なタイミングとされているのは、国保連合会への請求日です。すなわち、毎月10日が一般的な介護ソフト導入タイミングとなされています。現時点で介護ソフトを使用している時は、契約の仕方により適切なタイミングが異なります。

既存ソフトをリース契約(借りる形で利用するタイプ)で導入している場合は、契約更新日の3〜4ヶ月程前から新ソフトの導入を行った方が良いと言われています。3〜4ヶ月も前だと新旧ソフトを併用する期間が生じますが、新ソフトに慣れるまでの時間・情報の移行期間などを考えると数ヶ月前から導入しておけば切り替えがスムーズになります。

慣れている旧ソフトからいきなり新ソフトに切り替えると、これまでと違った仕様に戸惑い、逆に効率が悪くなる期間が起こり得ます。そういった不慣れによる戸惑い期間を経験するため、はじめは併用して新しい方に慣れた頃に旧ソフトの解約を検討しましょう。

ただし、リース終了・解約の手続きは更新月の1ヶ月前までに書面通知で行う必要があります。リース会社により更新・解約の方法には違いがあるため調べた方が無難ですが、自動更新型が多いため早めの終了・解約通知をした方が良いでしょう。

これまで介護ソフトを導入していなかった場合は、一般的な時期(国保連合会請求日の毎月10日)をタイミングとした方が、不備が生じにくくなります。

 

介護ソフトの導入は介護事業に関わる人たちの負担が減らし、業務全体の効率が良くなる可能性があります。まずは無料試用期間を活用して、確かな検討材料を得ることをおすすめします。様々な介護ソフトの仕様を確認し、解決したいことに合っているかをよく検討して決めましょう。

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