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介護ソフトは新型コロナ感染症対策にも役立つ!業務効率化のための勤怠管理

公開日:2021/03/15  最終更新日:2021/02/17


最近では一般の企業以外にも介護事業でも新型コロナ感染症対策や業務効率化のために、勤怠管理ソフトを導入している所が増えてきています。しかしまだまだ手書きで出勤簿を書いていたり、タイムカードを押していたりする所も少なくありません。そこでこの介護ソフトを導入するメリットはいろいろあるので、詳しく説明していきます。

介護ソフトなら手書きの勤務表をチェックは必要なく、管理も簡単

勤怠管理で手書きの勤務表を使う場合は、担当者がスタッフ全員の勤務表をいちいち目でチェックしなければなりません。そしてミスや記入漏れがあった場合、スタッフに直接確認を取りにいく必要があります。

このように目視チェックだと、ミスが起こる可能性もありますし、人との接触が増える可能性もあるため、新型コロナが猛威を振るっている現在では非常にリスクが大きいです。そこで勤怠管理ができる介護ソフトを導入すれば、スタッフが各自でスマートフォンやパソコンから入力したデータをすべて自動で集計してくれるので、いちいち担当者が勤務表を目視チェックする必要はありません。

さらに目視チェックではないため、ミスも防ぐ事ができますし、人と人との接触も避ける事ができて新型コロナの感染予防にもなります。また介護ソフトを使っての勤怠管理は非常に簡単というのも大きなメリットです。タイムカードの場合、月末にカードを集めて、それを他のノートに転記してから集計しなければなりません。しかし介護ソフトを導入してしまえばこの作業は一切なくなります。

さらに人の手によるミスもなくなるため、業務効率化はかなり進みます。加えて今までは翌月にならないと勤怠情報がわからなかったのに対して、リアルタイムで現状を把握するということも可能になり、スタッフの勤怠状態がいつでもチェックできるというのも大きなメリットです。

幅広い勤務形態でも簡単に対応することができる

介護業界で働いている人は実にさまざまです。正社員のような常勤の人もいれば、アルバイトやパート等非常勤の人もいます。さらに施設では24時間利用者のケアを行わなければならないため、勤務形態が幅広いのも特徴です。固定制で働いている人もいればシフト制の人もいます。施設によっては2交代制や3交代制をとっている所も珍しくはありません。

そして日勤や夜勤もあり、それぞれ別で管理する必要があります。加えて1人のスタッフが複数の勤務条件で働いていることもあるので、勤怠管理は他の一般的な会社と比べても複雑で面倒くさく、ミスも出やすくなります。このように介護業界は他の業界と比較しても非常に複雑な勤務構造になっているので、シフトを作成するときや給与計算する時もすべて人の手で行うとなると、膨大な時間や手間がかかるのは当たり前です。

そこで役に立つのが介護ソフトです。施設に介護ソフトを導入して、働いているスタッフのスケジュールや給与計算などをすべて一元管理することができれば、たとえスタッフの勤務体系や雇用形態がバラバラであったとしても自動で目的別に集計してくれるので大幅に時間や手間を省くことができ、ミスの軽減にもつながります。

その結果今まで勤怠管理に時間をとられていたスタッフも安心して他の仕事に携わることができ、その分業務の効率化も進み、働きやすい環境になるというのがメリットです。

今まで正確に把握するのが困難だった訪問介護の勤怠管理も可能

訪問介護などの施設外の勤務実態を把握することは非常に難しく、今までは非常に苦労してきました。しかし介護ソフトを導入すれば、今まで正確に把握することが難しかった訪問介護の勤怠管理も簡単にできて業務効率化は進みます。ほとんどの介護ソフトではスマートフォンでの打刻に対応しているため、訪問介護で外に出向いたスタッフは訪問先で介護を始める前に時間を打刻することが可能です。

これによって、正確な情報を把握することができるようになりました。しかもこの情報は離れた施設にいる管理者もリアルタイムで確認することができるので、非常に便利です。加えてスマートフォンにはGPS機能が付いている場合が多いため、スタッフが今どこにいて、何時から何時まで介護を行ったかも知ることができるので、適切な勤怠管理が可能になります。

さらに介護ソフトには訪問スケジュールを管理するシステムがあるので、ヘルパーのスケジュール管理も簡単です。一言で訪問介護といってもいろいろなサービスがあり、それらのスケジュールもそれぞれ管理することができるので、人の手だけでは時間がかかった確認作業を非常にスムーズに行えます。

他にも訪問介護の利用者に対して、ヘルパーの優先順位を設定することもできるので、利用者の予定に合わせてスタッフの自動割り当てをすることも可能です。そしてどれだけヘルパーとしての稼働時間があったかの集計も簡単にできるので監査資料を作成することもできます。

あと請求処理をスムーズに行えるというのも介護ソフトの特徴です。給与管理システムと連動させることで、社会保険料や年末調整といった複雑な事務作業も効率化することができるというのもメリットです。

 

介護ソフトを導入すれば勤怠管理が楽にできるだけでなく、人との接触も減らすことができるため、新型コロナ感染対策にも繋がります。また勤務表の管理も簡単にできますし、複雑な勤務形態でも迅速に対応することが可能です。さらに今まで正確に把握するのが難しかった訪問介護の勤怠管理も容易になります。このように介護現場での勤怠管理について大幅な業務効率化をすることができるというのが介護ソフトの大きな魅力です。

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